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Hier finden Sie ein exemplarisches Musterkonzept des Fachkräfteportals SeniorProfis zum Thema Business Continuity im Automobilbereich
Kurzzusammenfassung:
Auf Grund einer Forderung eines Kunden aus dem Automobilbereich sieht sich der Unternehmensvertreter eines mittelständischen Familienunternehmen mit der Notwendigkeit eines „Business Continuity Managements“ konfrontiert, um den A-
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ANFRAGE Unternehmensvertreter
Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen der Automobilzulieferindustrie. Unsere Produktpalette sind Verbindungselemente (ca. 70% des Umsatzes) und elektronische Komponenten. Über 90% unserer Produkte liefern wir direkt an große deutsche und europäische PKW-
Unser Unternehmen wurde 1975 gegründet und beschäftigt zurzeit ca. 450 Arbeitnehmer. Der Umsatz 2010 betrug 330 Mio €. Wir haben 2 Unternehmensstandorte. Werk 1 ist der Hauptsitz mit 280 Mitarbeitern und besteht aus 3 Gebäuden. In Gebäude 1 sind Firmenleitung, Buchhaltung, Personalabteilung, IT-
1985 wurde Werk 2 gebaut. Es liegt nur 6km von Werk 1 entfernt und ist ein reiner Produktionsstandort mit nur einer Produktionshalle. Hier werden von 170 Mitarbeitern Verbindungselemente hergestellt. Werk 2 hat eine eigene Warenannahme. Ein Zwischenlager ist an die Fertigung angegliedert. Von dort transportieren wir die Ware mit unserem eigenen LKW zum Hauptlager in Werk 1.
Unsere IT-
Seit 15 Jahren haben wir einen Betriebsrat, mit dem wir vertrauensvoll zusammenarbeiten. Das ist einer der Gründe, warum unser Betrieb seit seinem Bestehen noch nie bestreikt wurde.
Wir sind ISO TS 16949 (seit 1995) und ISO14001 (seit 2002) zertifiziert. Regelmäßige Kundenaudits bestätigen uns, dass unsere Produkte einen hohen Qualitätsstandard haben. Wir liegen bei den Kundenbewertungen meist in der Spitzengruppe und sind A-
Unsere Produktionsstätten sind auf dem neuesten technischen Stand. Um konkurrenzfähig zu bleiben und höchste Qualität zu liefern, überwachen und verbessern wir ständig unsere Fertigungsprozesse.
80% unserer Produkte sind Standardprodukte und wurden in unserem Haus entwickelt. Die restlichen 20% sind Entwicklungen im Kundenauftrag und werden in unseren Produktionsstätten gefertigt.
Um den A-
Zu beantwortende Fragen:
Wir möchten wissen, was bei der Einführung eines Business Continuity Managements zu beachten ist. Speziell möchten wir wissen: welche Risiken sollen wir betrachten, wie sollen wir diese bewerten und wie sollte das Business Continuity Management aufgebaut werden.
Eingereichte KONZEPTGLIEDERUNG des Experten (8-
Kap. 1 Allgemeine Grundlagen und Festlegungen
Kap. 2 Aufbau eines „Risiko-
Kap. 3 Aufstellung und Bewertung der Risiken in Ihrem Fall
Kap. 4 Analyse der Risiken und mögliche Gegenmaßnahmen
Kap. 5 Konzept des Handbuchs: Business Continuity Plan
Kap. 6 Tipps aus der Praxis: Wo stecken die Probleme? Wie kann zusätzlicher Nutzen generieren werden?
Auszug KONZEPT
Kapitel 2: Aufbau eines „Risiko-
In einem Business Continuity Management geht es darum, im Falle eines Desasters die Warenlieferungen an den Kunden so schnell als möglich wieder aufzunehmen. Koordiniert wird dies von einem „Risiko-
Jedes Teammitglied sollte einen Stellvertreter benennen und jederzeit erreichbar sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass das RMT jederzeit einsatzbereit ist.
Der Geschäftsführer stellt dieses RMT zusammen und beruft es zu einer konstituierenden Sitzung ein. In dieser ersten Sitzung geht es hauptsächlich um eine Aufstellung aller Ereignisse, die eine Unterbrechung der Warenlieferung an Kunden in einem erheblichen Umfang zur Folge haben (siehe Kapitel 3). Basierend auf dieser Aufstellung der Ereignisse wird der „Business Continuity Plan“ (BCP) erstellt. Der BCP kann mehrere Ebenen aufweisen. Auf der obersten Ebene werden die grundlegenden Aktionen festgelegt. Details stehen in den Plänen der einzelnen Abteilungen. Unten ist ein Beispiel aufgeführt, wie die Aufgaben der einzelnen Mitglieder des RMT verteilt sein könnten.
Nachdem der BCP erstellt und in Kraft gesetzt ist, trifft sich das RMT regelmäßig (Vorschlag: jährlich). Auf diesen Treffen werden die Risiken und BCPs überprüft und bei Bedarf angepasst.
Aufgaben des RMT
Vorsitzender:
• Einberufung des RMT nach Eintritt des Ereignisses.
• Information aller Abteilungsleiter über die Aktivierung des Business Continuity Plans (BCP).
• Beurteilung der Situation und Einleitung von Maßnahmen entsprechend dem BCP.
• Informationsfluss mit den anderen Teammitgliedern aufrecht halten.
• Notfallpläne der Abteilungen aktivieren.
Facility Manager:
• Sicherheit des betroffenen Gebäudes und Schutz des Personals sicherstellen.
• Koordination von Rettungsdiensten.
• Beschädigungen am Gebäude feststellen und Informationen weitergeben.
• Falls nötig, für Ersatzunterkunft für das RMT sorgen.
• Koordination des Wiederaufbaus und der Wiederherstellung der Betriebsmittel.
• Für vorübergehende Ersatzunterkünfte sorgen.
Fertigungsleiter:
• Potentielle Subunternehmer kontaktieren zur Verlagerung der Produktion.
• Prioritäten bestimmen nach denen die Produktion verlagert wird.
• Aktivierung der Produktion entsprechend dem BCP der Fertigung.
Einkauf
• Aktualisierung der Materialplanung
• Nach Alternativen bei Lieferanten suchen und kritische Materialien schnell beschaffen.
Lager/Logistik
• Schaden an Waren im Lager feststellen und Informationen weitergeben.
• Alternativ-
• Alternative finden für ausgefallene Logistikunternehmen.
Verkauf
• Kunden informieren.
• In Zusammenarbeit mit den Kunden Prioritätenlisten für Aufträge erstellen.
• Kommunikation mit den Kunden aufrecht erhalten.
IT-
• Sicherstellen, dass der IT-
• Koordination der Wiederherstellung der IT zusammen mit dem Subunternehmer.
Kapitel 6: Wo stecken die Probleme? Wie kann man zusätzlichen Nutzen generieren, was sind die Vorteile?
6.1 Welche Probleme können auftreten?
(1) Das größte potentielle Problem besteht darin, dass der Business Continuity Plan (BCP) nur Papier ist und nicht wirklich Vorsorge getroffen wird. Da muss die Geschäftsführung mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn Sie z.B. den Vorsitz des Risiko Management Teams (RMT) an den Qualitätsmanagement Beauftragten (QMB) delegieren [„der QMB ist ja schon für die Organisation der Qualitäts-
(2) Nehmen Sie sich Zeit für die Bewertung der Risiken. Je höher die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts ist, desto mehr sollten Sie in die Verhütung investieren. Suchen Sie nach einfachen Lösungen. Nutzen Sie dazu auch das Know-
(3) Beim Eintritt einer Katastrophe ist eine schnelle Reaktion wesentlich, auch außerhalb der üblichen Betriebszeiten. Beispiel: Eine Windhose deckt das Dach ihrer Fertigungshalle ab und ein Gewitter ist im Anzug. Wenn das nachts passiert, dann sollte das bemerkt werden (z.B. über technische Überwachungsmaßnahmen mit kombinierter Rufbereitschaft), damit der Notfallplan aktiviert werden kann. Hierzu brauchen Sie eine gute und jederzeit funktionierende Kommunikation. Eine lokales Desaster kann zu Unterbrechungen der Festnetzleitungen führen, stellen Sie sicher, daß die Mitglieder des RMT über Firmen-
(4) Katastrophen kommen zum Glück nicht oft vor. Es wird daher mit der Zeit schwierig die Mitglieder des Risiko Management Teams zu motivieren die Business Continuity Pläne zu überarbeiten. 15 Minuten-
(5) Das Wissen, welche Katastrophen für Ihren Betrieb auftreten können und wer welche Rolle und Aufgaben bei Eintritt einer Katastrophe vornimmt ist theoretisch im BCP geregelt. Bei Betriebsunfällen mit Verletzten oder Feuer sind die eigenen Kapazitäten im Unternehmen (Ersthelfer etc.) schnell überfordert. Gehen Sie deswegen proaktiv auf die lokalen Institutionen wie Rettungsdienste, Feuerwehr, Technisches Hilfswerk zu und bieten Sie z.B. jährliche Katastrophenschutzübungen z.B. an Wochenenden auf Ihrem Betriebsgelände an. Dies lässt sich auch öffentlichkeitswirksam unter Einbindung der Lokalpresse zu einem kleinen Event umgestalten und zeigt Ihre Bestrebung, ein verantwortungsvoller Arbeitgeber in der Region zu sein.
6.2 Wie kann ich zusätzlichen Nutzen generieren?
(1) Ein Business Continuity Management ist ein Risiko Management. Was spricht also dagegen, die Einführung eines Business Continuity Managements zum Anlass zu nehmen, ein generelles Risiko Management einzuführen. Diese Mehrarbeit lohnt sich. Sie müssen nicht gleich eine Risiko-
Welche zusätzlichen Bereiche sollten in einem einfachen Risiko Management noch abgedeckt werden? Kleine Auswahl von Risikokategorien, die aufgeführt werden könnten (die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit):
Geschäftsstrategie
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Entwicklung
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Einkauf
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usw.
Wie könnte eine generelle Risikobetrachtung aussehen? Am einfachsten ist die Aufstellung einer Risiko-
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Diese allgemeine Risikobewertung sensibilisiert für die Wahrnehmung von Risiken und erhöht damit auch die Bereitschaft den Business Continuity Plan ernst zu nehmen. Die Mitglieder des Risiko Management Teams sind im Normalfall meist dieselben Personen, die mit der Risiko-
6.3 Was sind Ihre Vorteile nach Einführung der Risiko-
Sie gehen bewusster mit Risiken um und können Risiken besser kalkulieren, da Sie ja jetzt besser wissen, wie hoch (in Euro) Ihr Risiko ist. Wenn Sie sich die Arbeit machen ein Business Continuity Management einzuführen, oder noch besser eine generelle Risikobetrachtung, dann sollten Sie mit Ihrer Versicherung darüber reden. Durch die Einführung von Risikobewertungen und deren Abwehr bzw. Minderung der Auswirkungen wird der versi-
Weitere Informationen erhalten Sie hier:
Sustenum GmbH
Hermann-
63065 Offenbach a.M.
Telefon (069) 710 459 650
Telefax (069) 710 459 656
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